Privacy Policy

1. Operator and scope

OTK FOOD & CATERING SDN. BHD. operates the OTK Group application and OTK Group Control Centre website. This policy covers the personal data handled when you register, sign in and use the available workforce and company-management features. Access to work records depends on your assigned company, role and permissions.

Privacy contact: otkgroup.control@gmail.com

2. Information we handle

Depending on the information you submit and the features you use, we handle:

• Account and contact information: name, nickname, profile photo, email, telephone/WhatsApp number, language, address and any confirmed address-map location.
• Identity and employment information: nationality, identity/passport/permit/UNHCR details and review images, employment dates, company, department, role, family and emergency-contact details, accommodation and other submitted staff-profile information.
• Work and financial records: applications, reviews, changes, departure records, complaints, work assignments, orders, customer/delivery details, selected photos and files, salary, benefits, loans, staff purchases, cheque and payment-related records available in your authorised features.
• Security and usage information: account identifiers, hashed passwords, sign-in and verification records, session/browser-device identifiers, passkey public-key credentials, online presence, activity and audit records, notification subscriptions and read status. Hosting and communication providers also process technical request information needed to operate their services.
• Optional feature inputs: work-location coordinates, accuracy and time when sharing is enabled; questions, relevant conversation, documents, images or audio you provide to the AI helper.

Information comes from you, authorised employer/Group personnel, work records supplied through the service and your use of its features. Submit other people's information, including customer, family and emergency-contact details, only when you are authorised to do so. Required fields support registration, verification or the selected work function; without them we may be unable to complete that function. Optional permissions can be declined, with the corresponding feature unavailable.

3. Why information is used

We use information for identity and registration review, authentication and account recovery, staff/company access management, employment administration, communication, work and business operations, payroll and related financial records, requested maps/AI features, security, troubleshooting and applicable legal obligations. Authorised administrators review records within their permitted scope. We do not sell personal data.

4. Location, device permissions and identity files

Work location: with your agreement and device permission, your latest work position is shared with Group administrators and authorised viewers. The current website collects while in the foreground; an enabled sharing choice can resume when the page returns to the foreground or reloads. You can stop sharing. The feature keeps a latest position rather than a route history. A position that has not updated for about two minutes is no longer shown as current; stopped/paused positions are removed, and expired records are cleaned up during subsequent service requests.

Camera, selected photos/files and microphone: these support actions you initiate, such as scanning, profile photos, identity review, work attachments and available voice functions. Manage permissions in your browser or device settings.

Identity files: the personal document wallet stores its files on the current device/browser. Identity images separately submitted for registration or review are stored in protected server storage. Removing a wallet copy does not remove a separately uploaded review copy.

Biometric sign-in: device/operating-system verification supports passkeys. Group receives authentication results and public-key credentials, not your device's fingerprint, face or iris templates.

5. Access, service providers and overseas processing

Group and relevant company personnel access information according to their authorised responsibilities. Staff-directory details may be visible in authorised directories and work flows; identity-review images and restricted records have separate access controls.

• Hosting and storage: OpenAI Sites and Cloudflare provide website, database, file and request-processing infrastructure.
• AI: OpenAI processes requested questions, translations, document/image reading or voice transcription. A request can include submitted content, relevant conversation and authorised business records needed for that query.
• Maps and address search: Google Maps/Google address services or Photon/Komoot process the selected address query or map position.
• Email and verification: Resend handles recipient and message information when email is sent. Twilio handles telephone numbers and verification information when the relevant SMS/WhatsApp verification service is enabled and used.
• Notifications and external services: device/browser push providers handle delivery information. Opening WhatsApp, maps or a delivery service shares the information selected for that action with the chosen platform.

Providers may process information outside Malaysia. Their services have their own applicable privacy terms. We may also disclose information where required by applicable law or a valid legal process. Do not put unnecessary passwords, verification codes or confidential material into AI questions or attachments.

6. Security and device storage

The service uses HTTPS, authentication and authorisation checks, password hashing and controlled access to protected files. Cookies and local device storage support sign-in, language/interface preferences, some unfinished work and the personal document wallet. Protect access to shared devices. Signing out does not erase all server records or local wallet files. No transmission or storage system is completely risk-free.

7. Retention and departure records

Leaving employment, removal from an active staff list, account suspension and uninstalling are separate from deleting an account and its personal data. Necessary employment and departure history may be retained with access limited to authorised Group personnel.

• Employment, payroll and business records: retained for necessary employment administration, settlement, tax/accounting, audit, applicable legal duties and unresolved disputes. Where section 61 of Malaysia's Employment Act 1955 applies, particulars in the prescribed employee register must remain available for inspection for at least six years after recording; this is not a blanket period for every personal-data category.
• Registration drafts, rejected applications and identity-review copies: retention is assessed against the remaining registration/review purpose, necessary security checks and any applicable legal or dispute requirement. These are not all kept permanently merely because an employee once registered.
• Account, security and work records: retention depends on the active service purpose and any necessary security, fraud-prevention, statutory or dispute requirement. A deletion request is reviewed separately from resignation.
• Feature-specific data: latest work location is handled as described above. AI-helper query summaries are set to expire after seven days and are cleaned up on later queries; this does not determine every other record's or provider's retention period. Local document-wallet files can be removed in the wallet.

We assess retention by data category, purpose and applicable requirements. Data no longer needed for an applicable purpose should be securely deleted or irreversibly anonymised. There is no blanket promise to keep all identity images, family details, locations or other personal information forever. You may contact us to ask about the applicable retention of your records.

9. Intended users and policy updates

OTK Group is intended for authorised company personnel, not a children's entertainment or social service. This policy is updated when relevant practices change; the current version and date appear on this page. Material changes are accompanied by appropriate notice and any required consent. Contact the operator at the privacy email above with questions.

Back to languages

1. Pengendali dan skop

OTK FOOD & CATERING SDN. BHD. mengendalikan aplikasi OTK Group dan laman web OTK Group Control Centre. Dasar ini meliputi data peribadi yang diproses apabila anda mendaftar, log masuk dan menggunakan fungsi pengurusan pekerja serta syarikat yang tersedia. Akses kepada rekod kerja bergantung pada syarikat, peranan dan kebenaran yang diberikan kepada anda.

Hubungan privasi: otkgroup.control@gmail.com

2. Maklumat yang diproses

Bergantung pada maklumat yang anda berikan dan fungsi yang digunakan, kami memproses:

• Maklumat akaun dan hubungan: nama, nama panggilan, foto profil, e-mel, nombor telefon/WhatsApp, bahasa, alamat serta lokasi peta alamat yang disahkan.
• Maklumat identiti dan pekerjaan: kewarganegaraan, butiran kad pengenalan/pasport/permit/UNHCR dan imej untuk semakan, tarikh pekerjaan, syarikat, jabatan, jawatan, keluarga, hubungan kecemasan, penginapan dan maklumat profil pekerja lain yang diberikan.
• Rekod kerja dan kewangan: permohonan, semakan, perubahan, rekod pemberhentian kerja, aduan, tugasan, pesanan, butiran pelanggan/penghantaran, foto dan fail yang dipilih, gaji, faedah, pinjaman, pembelian pekerja serta rekod cek dan pembayaran dalam fungsi yang dibenarkan.
• Maklumat keselamatan dan penggunaan: pengecam akaun, kata laluan dalam bentuk hash, rekod log masuk dan pengesahan, pengecam sesi/pelayar-peranti, kelayakan kunci awam passkey, status dalam talian, aktiviti dan audit, langganan pemberitahuan serta status bacaan. Penyedia pengehosan dan komunikasi juga memproses maklumat teknikal permintaan yang diperlukan untuk menjalankan perkhidmatan.
• Input fungsi pilihan: koordinat lokasi kerja, ketepatan dan masa apabila perkongsian diaktifkan; soalan, perbualan berkaitan, dokumen, imej atau audio yang diberikan kepada pembantu AI.

Maklumat diperoleh daripada anda, pihak majikan/Kumpulan yang diberi kuasa, rekod kerja yang dimasukkan melalui perkhidmatan dan penggunaan fungsi oleh anda. Berikan maklumat orang lain, termasuk pelanggan, keluarga dan hubungan kecemasan, hanya apabila anda dibenarkan berbuat demikian. Ruangan wajib diperlukan untuk pendaftaran, pengesahan atau fungsi kerja yang dipilih; tanpanya kami mungkin tidak dapat melengkapkan fungsi tersebut. Kebenaran pilihan boleh ditolak, tetapi fungsi berkaitan mungkin tidak tersedia.

3. Tujuan penggunaan

Kami menggunakan maklumat untuk semakan identiti dan pendaftaran, pengesahan log masuk dan pemulihan akaun, pengurusan akses pekerja/syarikat, pentadbiran pekerjaan, komunikasi, operasi kerja dan perniagaan, gaji serta rekod kewangan berkaitan, fungsi peta/AI yang diminta, keselamatan, penyelesaian masalah dan kewajipan undang-undang yang terpakai. Pentadbir yang diberi kuasa menyemak rekod dalam skop kebenaran mereka. Kami tidak menjual data peribadi.

4. Lokasi, kebenaran peranti dan fail identiti

Lokasi kerja: dengan persetujuan anda dan kebenaran peranti, kedudukan kerja terkini dikongsi dengan pentadbir Kumpulan serta pihak yang dibenarkan melihatnya. Laman web semasa mendapatkan lokasi ketika berada di latar hadapan; pilihan perkongsian yang telah diaktifkan boleh disambung apabila halaman kembali ke latar hadapan atau dimuat semula. Anda boleh menghentikan perkongsian. Fungsi ini menyimpan kedudukan terkini, bukan sejarah laluan. Kedudukan yang tidak dikemas kini selama kira-kira dua minit tidak lagi dipaparkan sebagai lokasi semasa; kedudukan yang dihentikan/dijeda dipadam, dan rekod luput dibersihkan semasa permintaan perkhidmatan berikutnya.

Kamera, foto/fail pilihan dan mikrofon: digunakan untuk tindakan yang anda mulakan, seperti imbasan, foto profil, semakan identiti, lampiran kerja dan fungsi suara yang tersedia. Urus kebenaran dalam tetapan pelayar atau peranti.

Fail identiti: dompet dokumen peribadi menyimpan fail pada peranti/pelayar semasa. Imej identiti yang dihantar secara berasingan untuk pendaftaran atau semakan disimpan dalam storan pelayan terlindung. Memadam salinan dompet tidak memadam salinan semakan yang telah dimuat naik secara berasingan.

Log masuk biometrik: pengesahan peranti/sistem pengendalian menyokong passkey. Kumpulan menerima hasil pengesahan dan kelayakan kunci awam, bukan templat cap jari, wajah atau iris peranti anda.

5. Akses, penyedia perkhidmatan dan pemprosesan luar negara

Pihak Kumpulan dan syarikat berkaitan mengakses maklumat mengikut tanggungjawab yang dibenarkan. Butiran direktori pekerja boleh dipaparkan dalam direktori dan aliran kerja yang dibenarkan; imej semakan identiti serta rekod terhad mempunyai kawalan akses berasingan.

• Pengehosan dan storan: OpenAI Sites dan Cloudflare menyediakan infrastruktur laman web, pangkalan data, fail dan pemprosesan permintaan.
• AI: OpenAI memproses soalan, terjemahan, pembacaan dokumen/imej atau transkripsi suara yang diminta. Permintaan boleh merangkumi kandungan yang dihantar, perbualan berkaitan dan rekod perniagaan yang dibenarkan serta diperlukan untuk pertanyaan itu.
• Peta dan carian alamat: Google Maps/perkhidmatan alamat Google atau Photon/Komoot memproses pertanyaan alamat atau kedudukan peta yang dipilih.
• E-mel dan pengesahan: Resend memproses maklumat penerima dan mesej apabila e-mel dihantar. Twilio memproses nombor telefon dan maklumat pengesahan apabila perkhidmatan pengesahan SMS/WhatsApp berkaitan diaktifkan dan digunakan.
• Pemberitahuan dan perkhidmatan luar: penyedia pemberitahuan tolak peranti/pelayar memproses maklumat penghantaran. Membuka WhatsApp, peta atau perkhidmatan penghantaran berkongsi maklumat yang dipilih untuk tindakan itu dengan platform berkenaan.

Penyedia mungkin memproses maklumat di luar Malaysia. Perkhidmatan mereka tertakluk kepada terma privasi masing-masing. Kami juga boleh mendedahkan maklumat apabila diwajibkan oleh undang-undang yang terpakai atau proses undang-undang yang sah. Jangan masukkan kata laluan, kod pengesahan atau bahan sulit yang tidak diperlukan ke dalam soalan atau lampiran AI.

6. Keselamatan dan storan peranti

Perkhidmatan menggunakan HTTPS, semakan pengesahan dan kebenaran akses, hash kata laluan serta akses terkawal kepada fail terlindung. Kuki dan storan setempat menyokong log masuk, pilihan bahasa/antara muka, sebahagian kerja belum selesai dan dompet dokumen peribadi. Lindungi akses kepada peranti yang dikongsi. Log keluar tidak memadam semua rekod pelayan atau fail dompet setempat. Tiada sistem penghantaran atau storan yang bebas risiko sepenuhnya.

7. Penyimpanan data dan rekod selepas berhenti kerja

Berhenti kerja, dikeluarkan daripada senarai pekerja aktif, penggantungan akaun dan menyahpasang aplikasi adalah berasingan daripada pemadaman akaun serta data peribadinya. Sejarah pekerjaan dan pemberhentian yang diperlukan boleh disimpan dengan akses terhad kepada pihak Kumpulan yang diberi kuasa.

• Rekod pekerjaan, gaji dan perniagaan: disimpan untuk pentadbiran pekerjaan, penyelesaian bayaran, cukai/perakaunan, audit, kewajipan undang-undang serta pertikaian yang belum selesai. Jika seksyen 61 Akta Kerja 1955 Malaysia terpakai, butiran dalam daftar pekerja yang ditetapkan mesti tersedia untuk pemeriksaan sekurang-kurangnya enam tahun selepas direkodkan; ini bukan tempoh menyeluruh untuk setiap kategori data peribadi.
• Draf pendaftaran, permohonan ditolak dan salinan semakan identiti: penyimpanan dinilai berdasarkan tujuan pendaftaran/semakan yang masih diperlukan, semakan keselamatan yang perlu serta keperluan undang-undang atau pertikaian. Semua data ini tidak disimpan selama-lamanya hanya kerana seseorang pernah mendaftar.
• Rekod akaun, keselamatan dan kerja: tempoh bergantung pada tujuan perkhidmatan yang masih aktif serta keperluan keselamatan, pencegahan penipuan, undang-undang atau pertikaian. Permintaan pemadaman dinilai secara berasingan daripada notis peletakan jawatan.
• Data fungsi tertentu: lokasi kerja terkini diurus seperti diterangkan di atas. Ringkasan pertanyaan pembantu AI ditetapkan luput selepas tujuh hari dan dibersihkan pada pertanyaan berikutnya; ini tidak menentukan tempoh simpanan semua rekod lain atau penyedia. Fail dompet dokumen setempat boleh dipadam dalam dompet.

Kami menilai penyimpanan mengikut kategori data, tujuan dan keperluan yang terpakai. Data yang tidak lagi diperlukan untuk tujuan berkenaan hendaklah dipadam dengan selamat atau dinyahnamakan secara tidak boleh balik. Tiada ketetapan menyeluruh untuk menyimpan semua imej identiti, butiran keluarga, lokasi atau maklumat peribadi lain selama-lamanya. Anda boleh menghubungi kami tentang tempoh simpanan rekod anda.

9. Pengguna sasaran dan kemas kini dasar

OTK Group ditujukan kepada kakitangan syarikat yang diberi kuasa, bukan perkhidmatan hiburan atau sosial untuk kanak-kanak. Dasar ini dikemas kini apabila amalan berkaitan berubah; versi dan tarikh semasa dipaparkan di halaman ini. Perubahan penting disertakan dengan notis sewajarnya dan persetujuan yang diperlukan. Hubungi pengendali melalui e-mel privasi di atas jika ada soalan.

Kembali ke pilihan bahasa

1. 运营公司与适用范围

OTK Group 应用及 OTK Group Control Centre 网站由 OTK FOOD & CATERING SDN. BHD. 运营。本政策说明注册、登录及使用现有员工和公司管理功能时，个人资料如何被处理。工作记录的访问范围取决于您获分配的公司、身份及权限。

隐私联系邮箱：otkgroup.control@gmail.com

2. 我们处理的资料

根据您提交的信息及使用的功能，我们处理以下资料：

• 账号与联系方式：姓名、昵称、头像、邮箱、电话／WhatsApp 号码、语言、地址及确认的地址地图位置。
• 身份与就业资料：国籍、身份证／护照／准证／UNHCR 资料及供审核的照片、就业日期、公司、部门、职位、家庭、紧急联系人、住宿及其他已提交的员工资料。
• 工作与财务记录：申请、审核、更改、离职、投诉、工作安排、订单、客户／配送信息、选取的照片与文件，以及获授权功能中的工资、福利、借款、员工购物、支票及付款相关记录。
• 安全与使用记录：账号标识、经哈希处理的密码、登录及验证记录、会话／浏览器设备标识、通行密钥公钥、在线状态、操作与审核记录、通知订阅及读取状态。托管和通信服务商也会处理运行服务所需的技术请求信息。
• 选择启用的功能资料：开启共享后的工作定位坐标、精度及时间；主动提供给 AI 小帮手的问题、相关对话、文件、图片或语音。

资料来源包括您本人、获授权的雇主／集团人员、通过服务提供的工作记录，以及您使用功能时产生的信息。请仅在有权提供时提交客户、家属、紧急联系人等他人的资料。必填资料用于注册、验证或所选择的工作功能，缺少时可能无法完成对应功能。您可以拒绝可选权限，相应功能可能因此无法使用。

3. 资料用途

资料用于身份与注册审核、登录和账号恢复、员工及公司权限管理、人事管理、沟通、工作和业务运作、工资及相关财务记录、所请求的地图／AI 功能、安全防护、问题处理及适用法定义务。管理员按授权范围审核记录。我们不出售个人资料。

4. 定位、设备权限与证件文件

工作定位：在您同意且设备允许后，最新工作位置会提供给集团管理员及获授权的查看人员。当前网站在前台取得定位；已开启的共享可在页面重新进入前台或重新加载后恢复。您可停止共享。此功能保留最新位置，不记录行踪路线。约两分钟没有更新的位置不再显示为当前位置；停止／暂停后移除当前定位，过期记录会在后续服务请求时清理。

相机、所选照片／文件与麦克风：用于您主动操作的扫码、头像、证件审核、工作附件及现有语音功能。您可在浏览器或设备设置管理权限。

证件文件：个人证件钱包的文件保存在当前设备／浏览器；为注册或审核另外提交的证件照片，则保存在服务器的受保护存储中。移除钱包副本不会删除另外上传的审核副本。

生物识别登录：通行密钥由设备／操作系统完成验证。集团取得验证结果和公钥凭据，不取得设备内的指纹、面容或虹膜模板。

5. 资料接收方、服务商与境外处理

集团及相关公司人员按获授权的工作职责处理资料。部分员工目录资料会在获授权的目录及工作流程中显示；证件审核照片及受限制记录有独立访问控制。

• 托管与存储：OpenAI Sites 和 Cloudflare 提供网站、数据库、文件及请求处理基础设施。
• AI：OpenAI 处理所请求的问答、翻译、文件／图片读取或语音转写。请求可能包含您提交的内容、相关对话，以及该次查询需要且有权读取的业务记录。
• 地图与地址搜索：Google Maps／Google 地址服务或 Photon／Komoot 处理所选地址查询或地图位置。
• 邮件与验证：发送邮件时，Resend 处理收件人及邮件内容。相关 SMS／WhatsApp 验证服务启用且实际使用时，Twilio 处理电话号码及验证信息。
• 通知及外部服务：设备／浏览器推送服务商处理通知投递信息。主动打开 WhatsApp、地图或配送服务时，为该操作选取的资料会交给相应平台。

服务商可能在马来西亚以外处理资料，其服务适用各自的隐私条款。我们也可能按适用法律或有效法律程序披露资料。请勿在 AI 问题或附件中放入不必要的密码、验证码或机密内容。

6. 安全与本机存储

服务使用 HTTPS、登录及权限检查、密码哈希和受保护文件访问。Cookie 与本机存储用于登录、语言及界面偏好、部分未完成操作和个人证件钱包。请保护共享设备的访问权限。登出不会删除所有服务器记录或本机钱包文件。任何传输或存储系统都无法保证绝对没有风险。

7. 保留期限与离职历史

离职、移出在职名单、停用账号及卸载应用，与删除账号和个人资料是不同处理。必要的雇佣及离职历史可以继续保留，限获授权的集团人员查阅。

• 人事、工资与业务记录：按人事管理、结算、税务／会计、审计、适用法定义务及未结束争议的需要保留。适用马来西亚《Employment Act 1955》第 61 条时，法定员工登记册中的记录须自记载起至少六年可供检查；这不代表所有个人资料都适用同一期限。
• 注册草稿、被拒申请及审核证件副本：按尚未结束的注册／审核用途、必要安全检查及适用法律或争议需要评估保留，不会仅因员工曾经注册就将这些资料全部永久保存。
• 账号、安全与工作记录：根据仍存在的服务用途，以及必要的安全、防欺诈、法定义务或争议处理需要确定。资料删除申请与辞职通知分别处理。
• 特定功能资料：最新工作定位按上文处理；AI 小帮手的查询摘要设置七天到期，并在后续查询时清理，这不等于其他记录或服务商的保留期限。本机证件钱包文件可在钱包中移除。

保留按资料类别、用途及适用要求评估。不再为相应用途所需的资料，应安全删除或作不可逆匿名化处理。我们不把所有证件照片、家庭资料、定位或其他个人资料一律永久保留。您可联系集团查询自己记录的适用保留安排。

9. 适用人群与政策更新

OTK Group 面向获授权的公司工作人员，不是儿童娱乐或社交服务。相关处理方式改变时，我们会更新政策，并在本页标明当前版本及日期；重大变化会提供适当通知及取得所需同意。如有疑问，请通过上方隐私邮箱联系运营公司。

返回语言选择